See Event

Mässbudget: alla kostnader när du ställer ut på mässa

Monterytan är oftast den största posten i en mässbudget, men den står bara för 21-40 procent av totalen beroende på hur studien räknar. Resten går till monterbygge, egen personal, resor och logi, arenans tjänster, frakt och marknadsföring. Planera därför med en total som är minst två och en halv gånger så stor som hyran för ytan.

Mässkostnader bokförs normalt på konto 5940 Utställningar och mässor. Mat i montern räknas som representation och tjänster som beställs efter arenans sista beställningsdag kostar ofta 30 procent mer.

Monteryta21-40 procentAv hela mässbudgeten, enligt CEIR, EXHIBITOR och ifo/AUMA.

Monterbygge11-30 procentSkillnaden beror på om grafik och tjänster räknas in.

BokföringKonto 5940Utställningar och mässor i BAS-kontoplanen 2026.

Sena beställningar+30 procentTypiskt påslag efter sista beställningsdag hos arenorna.

Hur fördelas en mässbudget?

Tre större undersökningar visar hur utställare fördelar sina pengar och de ger olika svar. Den amerikanska branschorganisationen CEIR fann 2017 att monterytan stod för 37,9 procent av budgeten. I en ny enkät från hösten 2025 hade andelen stigit till 40,5 procent. Fackmagasinet EXHIBITOR anger knappt en tredjedel, 32 procent.

Den tyska undersökningen från ifo Institut på uppdrag av mässförbundet AUMA visar en annan bild. Där står hyra och drift av montern för 21,2 procent medan monterbygge och kompletterande tjänster tar 30,3 procent. Skillnaden förklaras till stor del av att den tyska studien räknar med lönen för egen personal, 15,6 procent, som de amerikanska studierna utelämnar.

Andel av mässbudgeten per post. Staplarna visar spannet mellan CEIR 2017, EXHIBITOR och ifo/AUMA 2018. Egen personal finns bara med i den tyska studien.

Post	CEIR 2017	EXHIBITOR	ifo/AUMA 2018
Monteryta och hyra	37,9 %	32 %	21,2 %
Monterbygge och design	11,4 %	14 % plus 6 % grafik	30,3 % inklusive tjänster
Mässtjänster	12,8 %	11 %	ingår i monterbygge
Resor, logi och mat	10,9 %	13 %	13,5 %
Frakt	8,9 %	9 %	ej redovisat
Marknadsföring	13,7 % totalt	5 %	ej redovisat
Egen personal	ej med	ej med	15,6 %

Slutsatsen för din budget: använd inte en enda procentsats som facit utan räkna fram varje post för din egen mässa och jämför sedan med spannet. Ligger monterytan på mer än 40 procent av totalen har du troligen glömt någon post. När mässan är över jämför du budgeten med utfallet. Då kan du också mäta ROI på mässan.

Räkna ut din mässbudget 2026

Utgå från vad monterytan kostar. Arrangörens prislista ger ett pris per kvadratmeter plus obligatoriska avgifter och det är den enda siffran du säkert har tidigt. Räknaren nedan visar vad hela budgeten brukar bli om ytan tar lika stor del som i studierna.

Räknare

Kostnad för monterytan i kronor

Ange hyran för ytan inklusive obligatoriska grundavgifter, exklusive moms. Räknaren visar vad hela budgeten brukar landa på om ytan är lika stor andel som i studierna.

Total enligt CEIR 2017–

Total enligt EXHIBITOR–

Total inklusive egen personal–

Varav monterbygge och grafik–

Räknaren delar ytkostnaden med ytans andel i respektive studie: 37,9 procent hos CEIR 2017, 32 procent hos EXHIBITOR och 21,2 procent hos ifo och AUMA, där egen personal ingår. Monterbygge och grafik räknas med CEIR:s andel på 11,4 procent.

Saknar du JavaScript kan du räkna själv: dela ytkostnaden med 0,379 för CEIR:s fördelning, med 0,32 för EXHIBITOR:s och med 0,212 för den tyska studien där egen personal ingår.

Vilka kostnader glöms oftast bort?

Monterhyran omfattar oftast bara golvytan. Svenska Mässans allmänna villkor för utställare visar hur mycket som tillkommer: en obligatorisk grundavgift, en utställarförsäkring som debiteras automatiskt, el och vatten, monterstädning samt arenans exklusiva tjänster för transport, truck, restaurang och bevakning.

Grundavgift eller startpaketMånga arrangörer tar ut en fast anmälningsavgift utöver kvadratmeterpriset. Den kan inte väljas bort.
FörsäkringSvenska Mässan debiterar en obligatorisk utställarförsäkring. Kontrollera om ditt företags egen försäkring redan täcker utställd utrustning.
El, internet och vattenBeställs separat. Nattström till kylar och servrar är en egen beställning.
Truck och godsmottagningLyft och truckarbeten utförs av arenan och betalas av utställaren.
Städning och avfallMaterial som lämnas kvar efter utflyttningen debiteras som avfall. Stockholmsmässan tar även ut en miljöavgift.
Påslag för sena beställningar30 procent efter sista beställningsdag och 50 procent på plats är vanliga nivåer hos arenorna.

När ska mässan betalas?

Betalningen sker i steg och långt före mässan. Hos Svenska Mässan förfaller hälften av monterhyran tolv månader före mässan och resten fyra månader före, medan tekniska tjänster ska vara betalda 14 dagar före. Easyfairs, som driver Kistamässan och Malmömässan, kräver att deltagandet är betalt i sin helhet tre månader före mässan.

Avbokning blir dyrare ju närmare mässan du kommer: Easyfairs debiterar 50 procent av ordervärdet vid avbokning sex månader eller mer före, 75 procent mellan sex och tre månader och 100 procent närmare än så. Lägg in datumen i likviditetsplaneringen när du bokar.

Hur bokförs mässkostnader?

I BAS-kontoplanen 2026 finns ett eget konto för mässor. Monterhyra, monterbygge och arenans tjänster bokförs på 5940 Utställningar och mässor, medan resor, representation och gåvor har egna konton. Enligt FAR kan konto 5940 också användas för konferenser och seminarier som riktar sig till externa deltagare.

Kostnad	Konto	Namn i BAS 2026
Monterhyra, monterbygge, mässtjänster	5940	Utställningar och mässor
Reklamgåvor och varuprover i montern	5960	Varuprover, reklamgåvor, presentreklam och tävlingar
Tryckt material inför mässan	5930	Reklamtrycksaker och direktreklam
Biljetter för resa	5810	Biljetter
Hotell och mat under resan i Sverige	5831	Kost och logi i Sverige
Hotell och mat under resan utomlands	5832	Kost och logi i utlandet
Förtäring i montern, avdragsgill	6071	Representation, avdragsgill
Förtäring i montern, ej avdragsgill	6072	Representation, ej avdragsgill

Se upp med konto 5980. I äldre kontoplaner hette det PR, institutionell reklam och sponsring. I BAS-kontoplanen för 2026 heter kontot bara Sponsring och passar inte för mässkostnader. Stäm av kontovalet med din redovisningskonsult.

Vad gäller för moms på mässor?

Mässtjänster mellan företag beskattas sedan 1 januari 2011 enligt huvudregeln: tjänsten anses såld där köparen är etablerad. Ställer ett svenskt företag ut på en mässa i ett annat EU-land fakturerar arrangören därför utan moms och du redovisar själv svensk moms på köpet genom omvänd betalningsskyldighet.

Undantagen är viktiga för budgeten. Entré till mässor, restaurang och catering beskattas i landet där mässan hålls och detsamma gäller hotell. Den utländska momsen på de posterna kan du söka tillbaka via Skatteverkets e-tjänst för återbetalning av utländsk moms senast den 30 september året efter. Minsta belopp är 400 euro för en period kortare än ett år och 50 euro för ett helt kalenderår.

Ändring vid årsskiftet

Skatteverkets nuvarande e-tjänst för återbetalning av utländsk moms stänger den 31 december 2026. En ny tjänst öppnar enligt Skatteverket under våren 2027. Ansöker du om moms från 2025 års mässor bör du göra det före årsskiftet.

Får man bjuda på mat och ge gåvor i montern?

Ja, men skattereglerna begränsar avdraget. Skatteverket räknar en demonstration eller visning vid en mässa som representation och det är bara förtäringen som räknas dit. Kaffe, frukt och enklare tilltugg är avdragsgilla upp till 60 kronor exklusive moms per person under 2026. Måltider är inte avdragsgilla för inkomstskatt sedan 2017.

Momsen på representation får dras på ett underlag på högst 300 kronor exklusive moms per person och tillfälle. Representationsgåvor får kosta högst 300 kronor exklusive moms. För reklamgåvor med företagets namn eller logotyp anger Skatteverket samma gräns, medan Högsta förvaltningsdomstolen i RÅ 2010 ref. 33 godtog upp till 350 kronor inklusive moms i ett enskilt fall.

Utgift	Gräns 2026	Källa
Enklare förtäring i montern	60 kr exkl. moms per person	Skatteverket
Momsavdrag vid representation	underlag högst 300 kr exkl. moms per person	Skatteverket
Representationsgåva	högst 300 kr exkl. moms	Skatteverket
Reklamgåva	300 kr exkl. moms enligt Skatteverket, 350 kr inkl. moms i RÅ 2010 ref. 33	Skatteverket och FAR
Måltider	inget avdrag för inkomstskatt sedan 2017	FAR

Vad gäller för traktamente vid mässresor 2026?

Skattefritt traktamente förutsätter att resan innebär övernattning och att mässan ligger mer än 50 kilometer från både bostad och arbetsplats. För inrikes resor 2026 är maxbeloppet 300 kronor för hel dag och 150 kronor för halv dag. Bjuder arrangören eller arbetsgivaren på måltider ska traktamentet minskas.

Mässland	Normalbelopp per dag 2026
Sverige (heldag)	300 kr
Tyskland	760 kr
Danmark	1 226 kr
Norge	1 054 kr
Finland	968 kr
Nederländerna	745 kr
Frankrike	850 kr
Italien	802 kr
Spanien	635 kr
Storbritannien	901 kr
USA	1 049 kr
Kina	581 kr

Beloppen är Skatteverkets för 2026 och gäller skattefritt traktamente utan logi. Bilersättning för egen bil är 25 kronor per mil.

Finns det stöd för att ställa ut på mässor utomlands?

Business Sweden har i regeringens riktlinjer för 2026 i uppdrag att underlätta svenska företags deltagande i globala mässor av strategisk betydelse, med medfinansiering från de deltagande företagen. Ofta sker det genom svenska paviljonger på stora internationella mässor. Belopp per företag anges inte i riktlinjerna.

EU:s statsstödsregler tillåter stöd till små och medelstora företag för mässdeltagande enligt artikel 19 i det allmänna gruppundantaget. Tillväxtverkets mall för sådant stöd omfattar personal, externa tjänster samt resor och logi. Vilka stöd som finns just nu varierar mellan regioner och år, så fråga ditt regionala exportcentrum innan du budgeterar med ett bidrag.

Visste du att?

Mässor är den största marknadskanalen för mångaDen tyska mässorganisationen AUMA fann att mässor i snitt stod för 37,6 procent av utställarnas marknadsbudget 2022-2023.
Hotellen drog upp kostnadernaI samma tyska enkät uppgav 56,2 procent av utställarna kraftigt ökade hotellkostnader och 54,2 procent kraftigt ökade resekostnader.
Frakten svänger mellan årenEnligt EXHIBITOR har fraktens andel av budgeten varierat från 13 procent 1998 till 8 procent 2021.
Svenska mässpriser anges utan momsSvenska Mässans villkor anger alla priser exklusive moms om inget annat sägs. Glöm inte momsen i likviditetsplanen.

Vanliga frågor om mässbudget

Hur stor del av mässbudgeten går till monterytan?

Mellan 21 och 40 procent beroende på studie. CEIR fann 37,9 procent 2017 och 40,5 procent i en enkät hösten 2025, EXHIBITOR 32 procent och den tyska ifo-studien 21,2 procent, där egen personal räknas in.

Vilket konto bokförs mässkostnader på?

Monterhyra, monterbygge och mässtjänster bokförs normalt på konto 5940 Utställningar och mässor i BAS-kontoplanen. Resor, representation och reklamgåvor har egna konton.

Är det moms på monterhyra utomlands?

Nej, för företag beskattas mässtjänster där köparen är etablerad. Den utländska arrangören fakturerar utan moms och du redovisar svensk moms med omvänd betalningsskyldighet. Entré, mat och hotell beskattas i mässlandet.

Hur får man tillbaka utländsk moms från en mässa?

Ansök via Skatteverkets e-tjänst senast den 30 september året efter. Minsta belopp är 400 euro för en kortare period och 50 euro för ett helt kalenderår. Nuvarande e-tjänst stänger den 31 december 2026.

Är fika i montern avdragsgillt?

Ja, som enklare förtäring vid representation. Avdraget är högst 60 kronor exklusive moms per person 2026. Måltider är inte avdragsgilla för inkomstskatt.

Hur dyra reklamgåvor får man dela ut på en mässa?

Skatteverket anger 300 kronor exklusive moms per mottagare för reklamgåvor och representationsgåvor. Högsta förvaltningsdomstolen godtog i ett fall 2010 upp till 350 kronor inklusive moms.

När ska monterhyran betalas?

Det beror på arrangören. Svenska Mässan tar hälften tolv månader före och resten fyra månader före. Easyfairs kräver full betalning tre månader före mässan.

Vad händer om man avbokar en monter?

Hos Easyfairs kostar avbokning 50 procent av ordervärdet sex månader eller mer före mässan, 75 procent mellan sex och tre månader och 100 procent därefter. Andra arrangörer har liknande trappor.

Vad ingår inte i monterhyran?

Oftast ingår bara golvytan. Grundavgift, försäkring, väggar, el, internet, städning, truck och avfallshantering tillkommer, liksom påslag för sena beställningar.

Källor

Källorna lästes 19 oktober 2026.

Planera vidare